Jiří Filip Ticari mesaj: Küçük işletme yönetim sistemleri için piyasadaki mevcut teklif gerçekten çok geniştir. Aynı zamanda doğru yazılımı seçmek de gerçekten önemli bir karardır. Sonuçta birkaç hafta içinde uygunsuz bir seçim yaptığınızı öğrenip başka bir uygulamaya geçip tüm ekibi baştan eğitmek istemezsiniz. Peki kalabalık pazarda nasıl gezinecek ve en son trendlere ayak uydurarak sizinle birlikte büyüyecek yazılımı nasıl seçeceksiniz?
İşletmeniz için en iyi sistemi nasıl seçeceğinize ve bilgi yazılımının hangi gereksinimleri karşılaması gerektiğine ilişkin ipuçlarımıza göz atın.
Neden küçük işletme yönetim sistemi kullanmalısınız?
Bir işletmenin kurumsal yazılım kullanmasının birçok nedeni vardır. Yalnızca büyük şirketlerde değil, tüm şirket genelinde ve tüm ekiplerde organizasyonun sürdürülmesi doğaldır. Ancak aynı zamanda böyle bir işletme yönetimi aracının şirket süreçlerini iyileştirmede güçlü bir araç olabileceği küçük şirketler için de geçerlidir. Bu da uzun vadede şirketin rekabet gücünün ve başarısının artmasına yol açmaktadır..
Belki de şirketinizin halihazırda bazı araçları kullandığı bir durumdasınız... biri faturalama için, diğeri iletişim için, Excel'de nakit akışını yönetiyorsunuz, diğer Excel'de müşteri listesi, takvim, hesap özetleri ve geri kalanı kağıt üzerinde. . Bu çözüm size biraz kaotik görünüyorsa, iş yönetimi ihtiyaçlarınızın çoğunu tek bir yerde karşılayan daha kapsamlı bir sistem arayın.
Küçük şirketlerin bile şirket yönetim sistemini uygulaması gerektiğinin ana nedenleri:
- Verimliliği ve üretkenliği artırmak: Etkili kurumsal bilgi sistemi süreçlerin otomasyonunu, manuel veri girişi veya kopyalama sırasındaki hataların azaltılmasını ve önemli ölçüde zaman tasarrufu sağlar. Bu, çalışanların verimliliğinin ve üretkenliğinin artmasına yol açar ve şirket performansını artırır.
- Daha iyi zaman yönetimi: Bir iş yönetim sistemi, zamanı, görevleri ve projeleri planlamayı ve organize etmeyi kolaylaştırarak çalışanların işlerine daha fazla odaklanmasına ve stresin azalmasına olanak tanır.
- Daha verimli bilgi paylaşımı ve yönetimi: Bir yönetim bilgi sistemi, veri ve bilgilerin yönetilmesine yardımcı olur ve farklı departmanlar ve çalışanlar arasında verilere daha iyi erişilmesini ve paylaşılmasını sağlar. Bu, çalışanlar arasındaki işbirliğinin artmasına yol açar, ayrıca tüm önemli belgeleri tek bir yerde toplarsınız ve bu da artık evraklar arasında çılgınca arama yapmanıza gerek olmadığı anlamına gelir.
- Daha doğru ve daha hızlı karar verme: Şirketin yönetim sistemi, şirketin proje ve faaliyetlerinin durumu hakkında gerçek zamanlı bilgi sağlayarak daha hızlı ve daha bilinçli karar alınmasını sağlar.
- Maliyet azaltma:Küçük işletmelere yönelik bir bilgi sistemi, gelir ve giderlerin daha iyi planlanmasını ve kontrolünü sağlar ve maliyetlerin azaltılabileceği alanların belirlenmesine yardımcı olur.
Bir şirket yönetim sisteminde hangi işlevler aranmalıdır?
Otomasyon
Bir iş yönetim sistemi, tekrarlanan görevlerde hataları ve zaman kaybını en aza indirmek için tekrarlanan süreçlerin veya basit faaliyetlerin otomasyonuna izin vermelidir. Otomasyon olabilir örneğin yinelenen faturalandırmayı, ödeme hatırlatmalarını, otomatik e-posta göndermeyi, rapor oluşturmayı içerir veya şablonlardan görevler veya projeler oluşturmak. Bu sayede çalışanların üzerindeki yük azaltılabilir, hatalar azaltılabilir ve iş verimliliği artırılabilir.
Bulut veri depolama
Bulut veri depolamanın kullanılması, şirket içinde daha kolay ve daha güvenli veri paylaşımına olanak sağlayabilir; her şey açıkça tek bir yerdedir. Aynı zamanda verilere her yerden ve her zaman erişim olanağı sağlayarak iş verimliliğini artırır ve hızlı bilgi alışverişine olanak tanır. Bulut veri depolama, örneğin ekip üyelerinin ev ofisinden çalıştığı tüm şirketler tarafından da takdir edilecektir.
Görev yönetimi
İşletme yönetimi yazılımı, görevlerin ve son teslim tarihlerinin kolay takibine ve yönetimine olanak sağlamalıdır. Bu, örneğin görevleri planlamayı ve atamayı, görev tamamlanma durumunu izlemeyi ve bekleyen görevlerin size hatırlatılmasını içerebilir. Bu sayede ekip üyeleri İşleri daha verimli bir şekilde dağıtın, iş yüklerini izleyin ve atanan tüm görevleri zamanında tamamlayın.
Řizeni projektů
Şirketin yönetim sistemi, proje ilerlemesinin planlanması, koordinasyonu ve izlenmesi dahil olmak üzere etkin proje yönetimine olanak sağlamalıdır. Buna örneğin bütçe planlaması, projelerin verimliliği ve karlılığı da dahildir. Böyle bir sistem, şirketin projelerini daha iyi yönetmesine ve daha iyi sonuçlar ve kar elde etmesine olanak tanır.
İdeal olarak seçilen araç, projelerin, bütçelerin, görevlerin atanmasının, durumun ve ilerlemenin net bir şekilde görselleştirilmesi için Kanban panoları, Gantt şemaları veya tablo halinde genel bakışlar gibi projelerin grafiksel temsili için birden fazla seçenek sunmalıdır.
CRM
İş yazılımı aynı zamanda müşteri ilişkileri yönetimi (CRM) araçlarını da içermelidir. Bu, şirketin müşterilerle daha etkili iletişim kurmasını ve onların gereksinimlerini daha iyi yönetmesini sağlar.
Sistem, CRM'yi tek bir iş yönetimi platformunda proje yönetimi, faturalama, sözleşme yönetimi veya nakit akışı planlama gibi diğer süreçlerle uyumlu hale getirmenize olanak tanıyorsa müşterilerinizi 360° perspektiften görebilirsiniz.
Çalışanların iş yükünün yönetimi
Çalışanların iş yükü yönetimi işlevi, işi bireysel ekip üyeleri arasında daha verimli bir şekilde dağıtmanıza ve böylece optimum iş yükünü elde etmenize yardımcı olacaktır. Şirket bilgi sistemi, zaman ve görevlerin adil bir şekilde dağıtılmasını ve çalışanların yeteneklerine ve iş performanslarına göre yeterli şekilde yüklenmesini sağlayacak şekilde planlanmasına olanak sağlamalıdır. Aynı zamanda olması gereken sistem yükü izleyebilir ve gerekirse, örneğin görevleri yeniden dağıtarak veya belirli bir ekipteki çalışan sayısını artırarak uygun bir çözüm sunun. BT Verimliliğin ve çalışan memnuniyetinin artmasını sağlayacakBu da şirketin uzun vadeli başarısına katkıda bulunur.
Küçük işletmeler için en iyi yazılımı seçmeye yönelik ipuçları
Küçük işletme yazılımını seçerken ihtiyaçlarınızı belirlemeniz ve bütçenizi dikkate almanız önemlidir.
Ayrıca yazılımın uygulama ve kullanım kolaylığını, diğer sistem ve yazılımlarla entegrasyon yeteneğini, mobil uygulamayı ve özelliklerin karmaşıklığını da göz önünde bulundurun.
1. İhtiyaçlarınızı belirleyin:
Doğru yazılımı aramaya başlamadan önce işinizi yönetmek için hangi işlevlere ve özelliklere ihtiyacınız olduğunu düşünün.
Bazı yazılımların belirli sektörlere özel özellikler sunduğunu, diğerlerinin ise evrensel olduğunu ve farklı sektörlerin ihtiyaçlarına göre uyarlanabileceğini unutmayın.
2. Yazılımın kurulum ve kullanım kolaylığı:
Yeni yazılımı işletmenizde ne kadar hızlı uygulayabileceğinizi ve kullanımının ne kadar kolay olduğunu düşünün.
Sezgisel bir arayüze ve kolay kuruluma sahip bir yazılım bulmak zamandan tasarruf sağlayabilir ve çalışanların eğitimini en aza indirebilir. İdeal olarak yazılım, eğitim konusunda size yardımcı olacak çevrimiçi eğitimler ve eğitim videoları içerir veya sistemin şirketinizde uygulanması konusunda danışabileceğiniz danışmanlıklar sunar.
3. Finansal yönetim işlevselliğine sahip çözümler:
Finansal yönetim işlevselliğine sahip daha gelişmiş bir yazılım çözümü, küçük işletmelerin finansal operasyonlarını izlemesine ve yönetmesine yardımcı olabilir. Bu size mevcut zamandaki ve yakın gelecekteki gelir ve giderlere veya bütçelerin yerine getirilmesine ilişkin genel bir bakış sağlayacaktır. Önümüzdeki aylarda nakit akışının gelişimini, projelerin karlılığını ve şirket içinde paranın gereksiz yere kaçtığı zayıf noktaları tahmin edebilirsiniz.
4. Diğer sistem ve yazılımlarla entegrasyon imkanı:
Başka hangi yazılımları kullandığınızı ve yeni yazılımın uyumlu olup olmadığını ve diğer sistemlerle kolayca entegre edilip edilemeyeceğini düşünün. Erişilebilir bir programlanabilir arayüz (API) bu nedenle çok önemlidir. Make aynı zamanda gelişmiş entegrasyon ve otomasyona olanak tanıyan popüler bir entegrasyon platformudur.
Veri içe ve dışa aktarma özelliklerine sahip bir yazılım aramak işinizi kolaylaştırabilir ve manuel veri girişini en aza indirebilir.
5. Bütçenizi göz önünde bulundurun:
Yazılım seçerken bütçenizi göz önünde bulundurun ve ihtiyaçlarınızı karşılayan, işletmenize uygun bir çözüm bulmaya çalışın.
Fiyat tekliflerini karşılaştırırken dikkatli olun ve ek özelliklerin daha yüksek fiyata değip değmeyeceğini düşünün. Ücretsiz deneme sürümü elbette bir mesele olmalıdır.
6. Mobil uygulama şunları içerir:
İş yönetimi sisteminin mobil versiyonunun varlığı, mevcut konum ve ekipmana bakılmaksızın sizin ve çalışanlarınızın hareket halindeyken bağlantıda kalmanıza ve yanıt vermenize olanak tanır. Bu, özellikle hibrit ve uzak ekiplerin ve etkinliklerin yönetilmesi söz konusu olduğunda önemlidir.
Mobil uygulamanın kullanımının kolay olması ve farklı işletim sistemlerinde kullanılabilir olması gerektiğini unutmayın.
7. Kapsamlı raporlama işlevleri:
Kapsamlı raporlama işlevlerine sahip bir yazılım çözümü, küçük işletmelerin iş performansınızı izlemesine ve analiz etmesine, faaliyetlerinizin, projelerinizin ve kampanyalarınızın etkinliğini izlemesine, böylece ortaya çıkan durumlara esnek bir şekilde yanıt verebilmenize yardımcı olabilir.
İdeal olarak şirket yazılımınız finansal performansınıza ilişkin değerli bilgiler sağlayacaktır, projelerin ve görevlerin ilerlemesi, çalışanların kapasitesi ve kullanımı ve çok daha fazlası. Ayrıca gelişmiş çözüm, kendi grafik raporlarınızı oluşturmanıza ve veri toplama ve sıralama için çeşitli kriterler belirlemenize olanak tanır.
8. Bileşenlerin iletişim işlevi:
Sohbet araçları veya dosya paylaşımı gibi iletişim özelliklerine sahip yazılımlar aramak, işletmelerin iç iletişimi etkili bir şekilde yönetmesine yardımcı olabilir.
Ayrıca görüntülü arama gibi diğer iletişim araçlarıyla entegre olabilecek yazılımlar aramak, ekip işbirliğinin kolaylaşması açısından faydalı olabilir.
Zaten seçildiniz mi?
Küçük işletme sahipleri olarak uğraşmamız gereken çok şey var ve her şeyi bir araya getirmek çoğu zaman kolay olmuyor. İşletmenizi yönetmek için doğru yazılım çözümü, rakiplerinize karşı size büyük bir avantaj sağlayabilir. Aniden siparişler ve görevler ile bunların son teslim tarihleri, müşteriler ve onlarla iletişim, nakit akışı ve bireysel ekip üyelerinin iş yükü hakkında genel bir bakış elde edeceksiniz. Katma değeri düşük, tekrarlayan görevlere harcadığınız zamandan büyük ölçüde tasarruf edeceksiniz. Bunun yerine enerjinizi işinizi ileriye taşıyacak inovasyon ve çözümlere odaklayabilirsiniz.
Yazar: Caflou - Küçük ve orta ölçekli şirketler için hepsi bir arada yönetim sistemi
Caflou, tüm şirketi ve mali durumunu etkili bir şekilde yönetmenize yardımcı olacaktır. Nakit akışını izlemenize ve gelecekteki gelişimini tahmin etmenize olanak tanır. Rutin işlerden kurtulacak, hata oranını azaltacak, ekip çalışmasını geliştirecek ve şirket performansını artıracaksınız. Hepsi tek bir yerde. Her yerden ve uygun fiyata.
